Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đã tham mưu Sở Khoa học và Công nghệ ban hành Quyết định số 54/QĐ-SKHCN ngày 13/5/2019 của Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ về việc thành lập Đoàn kiểm tra hoạt động duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 tại 73 CQHCNN tỉnh Sóc Trăng năm 2019. Thời gian kiểm tra từ ngày 04/6/2019 đến ngày 31/10/2019. Kết quả như sau

1. Việc tuân thủ các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015

- Phạm vi áp dụng HTQLCL theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015: Các đơn vị đã xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đối với toàn bộ hoạt động liên quan đến thủ tục hành chính (TTHC) cho tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị.

- Hoạt động phổ biến, hướng dẫn áp dụng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc cho toàn bộ cán bộ, công chức trong phạm vi xây dựng và áp dụng HTQLCL: Các cơ quan đơn vị đã ban hành hệ thống tài liệu theo TCVN ISO 9001: 2015 gồm: 06 quy trình cơ bản (Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản; Quy trình phân tích bối cảnh; Quy trình đánh giá nội bộ; Quy trình kiểm soát sự không phù hợp;  Quy trình hành động khắc phục; Quy trình xem xét lãnh đạo) và các quy trình giải quyết TTHC. Hệ thống tài liệu được lãnh đạo các đơn vị ban hành áp dụng; phổ biến và phân phối đến các phòng, ban, bộ phận. Tuy nhiên, vẫn còn đơn vị do số lượng TTHC nhiều, hệ thống tài liệu chưa có cách thức kiểm soát khoa học, rõ ràng, nên còn mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm.

- Việc thực hiện Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng: Thủ trưởng của tất cả các đơn vị đã thể hiện cam kết của mình thông qua việc ban hành Chính sách chất lượng và niêm yết tại trụ sở cơ quan; xem xét, ban hành mục tiêu chất lượng (MTCL) hàng năm và quy định thời gian báo cáo định kỳ. Tại thời điểm kiểm tra, có 02/73 đơn vị chưa xây dựng MTCL năm 2019 và biện pháp thực hiện MTCL, chưa thực hiện báo cáo MTCL định kỳ.

- Hoạt động đánh giá nội bộ, họp xem xét lãnh đạo: Đa số các đơn vị đều chủ động xây dựng kế hoạch hoặc chương trình ĐGNB ngay từ đầu năm và tổ chức ĐGNB 01 lần/ năm theo quy định, một số đơn vị đánh giá nội bộ 02 lần/năm. Trong quá trình ĐGNB, các đơn vị đã phát hiện một số điểm không phù hợp và lưu ý, đồng thời thực hiện hành động khắc phục các điểm không phù hợp. Tại thời điểm kiểm tra, 37/73 đơn vị đã xây dựng kế hoạch hoặc chương trình ĐGNB năm 2018, đã thực hiện ĐGNB và họp xem xét của lãnh đạo; 23/73 đơn vị đã xây dựng kế hoạch hoặc chương trình ĐGNB năm 2019 nhưng chưa đến thời điểm đánh giá; 13/73 đơn vị chưa xây dựng kế hoạch hoặc chương trình ĐGNB năm 2019.

- Hoạt động xử lý các khiếu nại liên quan đến lĩnh vực áp dụng HTQLCL: Hiện nay, không có các khiếu nại nào của tổ chức, cá nhân liên quan đến lĩnh vực áp dụng HTQLCL.

- Hoạt động cải tiến trong HTQLCL: Việc cải tiến được các đơn vị thực hiện bằng nhiều hình thức như cải tiến quy trình, thường xuyên cập nhật văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, cải tiến thông qua việc rà soát TTHC. Tại thời điểm kiểm tra, cả 73 đơn vị kiểm tra đều chưa cải tiến Hệ thống tài liệu theo Mô hình khung mới ban hành theo Quyết định 101/QĐ-BKHCN ngày 21/01/2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phươn

- Hoạt động đo lường sự thỏa mãn của khách hàng: Hầu hết các đơn vị đều có tổ chức thăm dò ý kiến của cá nhân, tổ chức bằng Phiếu lấy ý kiến và đều nhận được sự phản hồi hài lòng.

- Việc tuân thủ các bước thực hiện theo các quy trình đã ban hành: các đơn vị đều xây dựng quy trình ISO cụ thể cho từng TTHC, hướng dẫn rõ ràng các bước thực hiện công việc, phân công trách nhiệm rõ ràng. Tuy nhiên các quy trình ISO chưa đính kèm các biểu mẫu. Qua kiểm tra thực tế, lấy mẫu ngẫu nhiên một số hồ sơ giải quyết TTHC tại 73 đơn vị, cho thấy các hồ sơ giải quyết TTHC được thực hiện đảm bảo theo quy định về thành phần hồ sơ và thời gian thực hiện. Tuy nhiên thành phần hồ sơ lưu chưa đảm bảo theo quy trình ISO mà đơn vị đang áp dụng.

2. Việc tuân thủ các quy định theo Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ

- Cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào Hệ thống quản lý chất lượng: Khi có sự thay đổi, bổ sung, bãi bỏ TTHC, các đơn vị được kiểm tra có cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc, nhưng chưa sửa đổi các quy trình ISO theo bộ TTHC mới. Tại thời điểm kiểm tra, 29/73 đơn vị chưa kịp thời cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật.

- Hoạt động công bố HTQLCL phù hợp TCVN ISO 9001:2015: Tại thời điểm kiểm tra, 73/73 đơn vị đã công bố HTQLCL phù hợp theo yêu cầu TCVN ISO 9001:2015; tuy nhiên có 33/73 đơn vị chưa thực hiện công bố lại HTQLCL khi có sự mở rộng thu hẹp phạm vi áp dụng HTQLCL.

Trong quá trình kiểm tra, Đoàn kiểm tra đã đề nghị các đơn vị tiếp tục duy trì và khắc phục một số điểm lưu ý hoặc không phù hợp, đồng thời gửi báo cáo khắc phục về Sở Khoa học và Công nghệ sau 02 tháng kể từ ngày kiểm tra. Thông qua việc kiểm tra, Đoàn đã hướng dẫn chi tiết hơn việc duy trì cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 để việc áp dụng HTQLCL đạt hiệu quả cao hơn trong thời gian tới, góp phần nâng cao chỉ số cải cách hành chính, kiểm soát việc thực hiện các thủ tục hành chính, làm giảm đáng kể hiện tượng nhũng nhiễu, gây phiền hà của cán bộ, công chức đối với người dân.